Politique de
confidentialité.

Entreprise et portée

Optivitre, nom légal et commercial, NEQ 2282056912, offre la consultation, la vente et l’installation de pellicules teintées architecturales pour les vitrages résidentiels et commerciaux au Québec. Aucun service de teinte automobile n’est offert.

Cette politique vise le site optivitre.ca et les renseignements reçus par formulaire, courriel, téléphone ou lors du suivi d’un projet. Adresse administrative et de correspondance, sans accueil du public : bureau 119, 95, rue Saint-Jean, Québec (Québec) G1R 1N4, Canada. Les installations sont réalisées chez le client.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Ces coordonnées permettent de poser une question, de demander l’accès ou la correction de vos renseignements et de déposer une plainte en matière de confidentialité. Pour les questions commerciales et les réclamations sur les travaux : mathis@optivitre.ca.

Renseignements recueillis

Selon la façon dont vous communiquez avec nous, nous pouvons recueillir :

• votre nom;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone, lorsqu’il est fourni;
• le type de projet résidentiel ou commercial;
• les détails du projet et, si vous les fournissez, l’adresse des travaux, des dimensions ou des photos;
• les échanges, soumissions, factures et renseignements nécessaires au suivi des travaux et des garanties;
• vos choix de consentement ou de désabonnement, lorsqu’ils sont recueillis.

Lors de l’envoi du formulaire, notre fournisseur Formspree peut également traiter des données techniques comme l’adresse IP, le type de navigateur, l’heure d’accès, le nom de domaine et la page de provenance afin d’acheminer la demande, de sécuriser le service et de prévenir les abus.

Le formulaire actuel demande obligatoirement le nom, le courriel et le type de projet; le téléphone et les détails du projet sont facultatifs. Il n’a pas de champ distinct pour l’adresse des travaux ni de téléversement de fichiers. Ces renseignements peuvent être fournis dans un échange ultérieur si nécessaires.

Vous pouvez ne pas fournir un renseignement facultatif. Le refus de fournir une information indispensable peut toutefois empêcher de répondre à une demande ou d’organiser les travaux. Ne transmettez pas de renseignement sensible, de numéro de carte bancaire ni de document d’identité dans le formulaire.

Pourquoi nous les utilisons

Les renseignements nécessaires à votre demande sont utilisés pour :

• répondre à votre demande;
• comprendre vos besoins et préparer une recommandation ou une estimation;
• communiquer avec vous au sujet du projet;
• planifier, lorsque nécessaire, une visite ou une installation;
• réaliser les travaux, facturer et assurer le suivi de la garantie ou du service à la clientèle;
• protéger le formulaire contre le pourriel, la fraude et les utilisations abusives;
• respecter nos obligations légales.

Une utilisation promotionnelle est distincte de la gestion de votre demande et est encadrée dans la section suivante. Le site actuel ne prend aucune décision automatisée produisant un effet sur votre demande.

Consentement et communications promotionnelles

Vous êtes informé des fins de la collecte avant de transmettre vos renseignements. Un consentement supplémentaire est demandé lorsque requis pour une nouvelle utilisation. La consultation de cette politique ne vaut pas consentement à toutes les utilisations possibles.

Optivitre peut proposer des promotions, offres, infolettres et communications commerciales par courriel ou SMS. Ces envois nécessitent un consentement valable ou une autre permission prévue par la loi, ainsi que les renseignements d’identification et un mécanisme de désabonnement requis.

L’envoi du formulaire d’estimation actuel ne vous inscrit pas automatiquement à une liste marketing. Il ne comporte pas de case d’abonnement promotionnel. Un consentement exprès à des promotions doit être recueilli séparément; le refus ne conditionne pas le traitement de votre demande.

Vous pouvez retirer votre consentement promotionnel au moyen du mécanisme indiqué dans le message ou en écrivant à info@optivitre.ca. Le désabonnement est traité au plus tard dans les 10 jours ouvrables. Il n’empêche pas les communications non promotionnelles nécessaires à votre projet ou aux obligations légales.

Destinataires et fournisseurs

Le formulaire est traité par Formspree, Inc., un fournisseur externe qui reçoit les données du formulaire, peut les conserver dans le compte associé à Optivitre et transmet une notification par courriel à Optivitre.

Selon les renseignements fournis par Optivitre, les demandes sont acheminées à info@optivitre.ca. La messagerie est gérée avec Google Workspace. Les demandes sont suivies dans le service de formulaires et les courriels; aucun CRM n’est utilisé actuellement. GoDaddy est le fournisseur déclaré pour l’hébergement et peut traiter des journaux techniques.

Chez Optivitre, l’accès est réservé au propriétaire / à la direction et aux personnes autorisées qui traitent les demandes, les travaux ou leur suivi. Les fournisseurs et leurs sous-traitants peuvent accéder aux renseignements nécessaires à leurs fonctions techniques, selon leurs ententes applicables.

Optivitre ne vend pas les renseignements et ne les transmet pas à des tiers marchands ou publicitaires pour leur propre prospection. Des communications peuvent toutefois être exigées ou autorisées par la loi. Vous pouvez demander des précisions sur les fournisseurs qui interviennent dans votre dossier.

Pour connaître leurs pratiques : confidentialité de Formspree, traitement des données Google et confidentialité de GoDaddy.

Traitement hors Québec

Vos renseignements peuvent être hébergés, traités ou accessibles à l’extérieur du Québec. Formspree indique utiliser Amazon Web Services aux États-Unis. Google Workspace peut traiter les données dans les pays où Google ou ses sous-traitants disposent d’installations, sous réserve des engagements de localisation applicables au compte.

Les lois des territoires concernés peuvent différer de celles du Québec, notamment concernant l’accès par les autorités. Le recours à ces fournisseurs ne permet donc pas de garantir une conservation exclusivement au Québec.

Les communications hors Québec doivent être encadrées par les exigences légales applicables, notamment l’évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée et une entente écrite appropriée. Cette politique informe du transfert; elle ne remplace pas ces démarches internes.

Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, à la relation d’affaires, aux travaux, à la garantie et aux obligations légales ou comptables. Une demande sans suite ne justifie pas de conserver indéfiniment l’ensemble de ses renseignements.

La durée dépend du type de dossier. Optivitre indique des périodes pouvant généralement se situer entre 3 et 7 ans pour certains documents administratifs ou comptables; ce n’est pas un délai uniforme applicable à tous les renseignements. Un suivi de garantie, un litige ou une obligation légale peut justifier une période différente.

Les données peuvent exister dans Formspree, les courriels, des exports ou des sauvegardes. Le propriétaire dirige leur suppression selon la procédure interne et les possibilités des fournisseurs. Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, elles sont détruites de façon sécuritaire ou anonymisées, si une fin sérieuse et légitime le justifie, selon les exigences applicables. Les cycles de suppression des sauvegardes peuvent différer.

Sécurité et accès

Optivitre indique appliquer des mots de passe, des accès restreints, l’authentification à deux facteurs lorsque disponible, des appareils autorisés et des revues de sécurité de Google Workspace. Ces mesures visent à limiter l’accès aux seules personnes qui en ont besoin.

Le formulaire transmet ses données à Formspree par HTTPS. Les protections de transport et de stockage des fournisseurs contribuent à la sécurité; elles ne constituent pas un chiffrement de bout en bout qui empêcherait tout accès technique par ces fournisseurs. Aucun système ne peut garantir l’absence absolue de risque.

Témoins et services externes

La version examinée du site n’intègre ni Google Analytics, ni pixel publicitaire, ni carte Google embarquée. Le code du site ne dépose pas directement de témoin de suivi et n’enregistre pas les champs du formulaire dans le stockage local du navigateur. Les services techniques peuvent néanmoins traiter des journaux et les mécanismes nécessaires à leur fonctionnement.

Les avis affichés sont intégrés au contenu du site; leurs liens ouvrent Google Maps uniquement lorsque vous les utilisez. En suivant un lien externe, vous quittez le site et les pratiques du service concerné s’appliquent.

Si un outil de mesure d’audience, de profilage ou de publicité est ajouté, la politique et les choix proposés seront adaptés avant son activation. Les consentements ou paramètres exigés seront alors mis en place. Vous pouvez aussi gérer les témoins dans les réglages du navigateur.

Incidents de confidentialité

En cas de perte, vol, fuite ou accès non autorisé, le responsable prend en charge l’incident selon la procédure interne : limitation de ses conséquences, évaluation du risque, consignation au registre et mesures pour prévenir une récidive.

Lorsqu’un risque de préjudice sérieux le justifie, Optivitre avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées conformément aux exigences applicables. Si vous soupçonnez un incident, écrivez sans délai à info@optivitre.ca ou appelez le 581 459-8604.

Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels détenus à votre sujet;
• la rectification d’un renseignement inexact ou incomplet;
• le retrait d’un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci;
• des renseignements sur l’utilisation, la communication et la conservation de vos données;
• la suppression de renseignements lorsque la loi le permet.
• la communication, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements informatisés recueillis auprès de vous, dans les conditions prévues par la loi.

Adressez votre demande par écrit au responsable à info@optivitre.ca, avec les précisions nécessaires pour retrouver votre dossier. Les demandes d’accès ou de rectification reçoivent une réponse dans le délai légal de 30 jours. Votre identité peut être vérifiée de façon proportionnée; ne joignez pas spontanément de document d’identité au formulaire public.

Un retrait de consentement ne supprime pas rétroactivement un traitement licite et peut limiter un service nécessitant les renseignements concernés. Certains documents doivent être conservés malgré une demande de suppression. Un refus est expliqué avec les recours applicables.

Questions et plaintes

Pour une plainte en matière de confidentialité, écrivez à info@optivitre.ca en précisant les faits et le moyen souhaité pour vous répondre. Le responsable examine la demande et vous informe du suivi.

Vous conservez vos recours auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec. Une démarche auprès d’Optivitre n’empêche pas d’exercer un recours prévu par la loi.

Modifications

Cette politique peut être mise à jour pour refléter une modification de nos pratiques, de nos fournisseurs ou des exigences applicables. La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la page.

Un changement important dans les fins d’utilisation est communiqué aux personnes concernées et fait l’objet d’un nouveau consentement lorsque requis. La publication d’une nouvelle version ne vaut pas, à elle seule, consentement à une nouvelle utilisation.